Taifid roinne a choinneáil siar
Le halt 8(4) den An tAcht um Chartlann Náisiúnta 1986, ceadaítear taifid a choinneáil siar ón bpobal más rud é, i gcás iad a scaoileadh:
- Go mbeadh sin ar neamhréir le leas an phobail
- Gur sárú dualgais reachtúil nó sárú ar mheon macánta a bheadh ann nó a d’fhéadfadh a bheith ann ar an ábhar go bhfuil eolas ar fáil iontu a tugadh i modh rúin, nó
- Gur cúis tochsail nó contúirte do dhaoine beo a bheadh ann nó a d’fhéadfadh a bheith ann ar an ábhar go bhfuil eolas ar fáil iontu faoi dhaoine aonair, nó go mbeadh sé nó go bhféadfadh go mbeadh sé ina ábhar caingne le haghaidh damáistí mar gheall ar chlúmhilleadh.
Ní mór Deimhniú maidir le Taifid Roinne a Choinneáil Siar ó Iniúchadh ag an bPobal atá sínithe ag an Oifigeach Deimhniúcháin a chur chuig an Oifigeach Toilithe i Roinn an Taoisigh lena cheadú. I gcás nach gceadaíonn an tOifigeach Toilithe Deimhniú maidir le Taifid Roinne a Choinneáil Siar ó Iniúchadh ag an bPobal ní deimhniú bailí é agus ní féidir na taifid lena mbaineann a choinneáil siar. Ní mór don Oifigeach Deimhniúcháin aon taifid a choinnítear siar a athbhreithniú gach 5 bliana. Más rud é nach bhfuil an chúis bhunaidh leis an taifead a choinneáil siar bailí a thuilleadh, ní mór an taifead a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta lena scaoileadh don phobal.
Deimhniú maidir le Taifid Roinne a Choinneáil Siar ó Iniúchadh Poiblí faoi alt 8(4) den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 a chomhlánú
- Sular féidir le Roinn Stáit taifid a choinneáil siar, ní mór Deimhniú maidir le Taifid Roinne a Choinneáil Siar ó Iniúchadh Poiblí a chomhlánú.
- Ní mór an Deimhniú a chomhlánú ar pháipéarachas oifigiúil na roinne lena mbaineann agus ní mór don Oifigeach Deimhniúcháin é a shíniú.
- Is ceart an Deimhniú a chur i gceangal le sceideal na dtaifead atá le coinneáil siar ó iniúchadh ag an bpobal.
- Coimeádtar na taifid sa Roinn Stáit tar éis an cead riachtanach a fháil.
- De réir Rialachán 7(1) de na Rialacháin fán Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, 1988, ní mór an Deimhniú comhlánaithe maidir le Taifid Roinne a Choinneáil Siar ó Iniúchadh Poiblí, mar aon le sceideal ina sonraítear taifid atá le coinneáil siar, a chur chuig an Oifigeach Toilithe i Roinn an Taoisigh lena shíniú.
- Más deimhin leis an Oifigeach Toilithe go bhfuil bonn leis an iarraidh, déanfaidh Roinn an Taoisigh deimhniú comhshínithe a chur ar ais. Ach, má dhiúltaítear don iarraidh, ní mór an taifead a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta agus a chur ar fail lena iniúchadh ag an bpobal.
Tá deimhniú samplach maidir le taifid, nó cuid de thaifead, a choinneáil siar faoi alt 8(4) nó faoi rialachán 7 ar fáil ag Foscríbhinn 5 de na Rialacháin fán Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, 1988.
Foirm Achomaireachta a Chomhlánú
- Maidir le doiciméid a bhaintear de chomhad atá le haistriú chuig an gCartlann Náisiúnta, ní mór foirm (foirmeacha) astarraingthe a chomhlánú i leith gach ceann acu. Ní mór an duillín (na duillíní) astarraingthe a chur isteach san áit sa chomhad inar baineadh gach doiciméad ar leith de.
- Is ceart don Oifigeach Deimhniúcháin gach astarraingt a phriontáil, a chomhlánú agus a shíniú.
- Is ceart an méid seo a leanas a bheith ann i ngach foirm chomhlánaithe astarraingthe: an cód tagartha, líon na ndoiciméad a astarraingíodh, dáta na ndoiciméad lena mbaineann agus tuairisc ghearr ar an doiciméad.
- Is féidir tuairisc a iontráil i leith dhá dhoiciméad ghaolmhara nó níos mó san áit chéanna sa chomhad; mar shampla, tuairisc ón nGarda Síochána agus litir chlúdaigh.
- Ní mór don Oifigeach Deimhniúcháin gach foirm astarraingthe a shíniú.
- Is ceart an fhoirm chomhlánaithe (na foirmeacha comhlánaithe) astarraingthe a chur ar an gcomhad in ionad an doiciméid (na ndoiciméad) a baineadh.
- Ní mór don Oifigeach Deimhniúcháin gach foirm Astarraingthe Cuid (Codanna) de Thaifead de bhun Rialachán 8 a athbhreithniú gach 5 bliana. I gcás nach bhfuil an chúis leis an astarraingt bhunaidh ar marthain a thuilleadh ní mór na doiciméid a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta agus iad a chur ar an gcomhad bunaidh.
- I roinnt cásanna, d’fhéadfadh sé go mbeadh sé níos oiriúnaí doiciméid ar leithligh a astarraingt ó chomhad agus an comhad a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta seachas an comhad iomlán a choinneáil siar ó rochtain phoiblí. Ní oireann astarraingt ach amháin i gcásanna ina bhfuil líon beag doiciméad le baint de chomhad.
Tá Foirm Astarraingthe shamplach, faoi alt 8(4) agus faoi rialachán 8, ar fáil ag Foscríbhinn 6 de na Rialacháin fán Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, 1988.